IT Technology - współczesne technologie

Zaczyna brakować ci miejsca na archiwizację dokumentów? A może nie potrafisz odnaleźć się w umowach, fakturach, aktach pracowników? To znak, że najwyższy czas wdrożyć system zarządzania dokumentami. Wyjaśniamy, co to jest i jakie korzystne zmiany wniesie w twojej firmie.

System zarządzania dokumentami, DMS – co to jest?

Document Management System (DMS), czyli system zarządzania dokumentami, to oprogramowanie, które umożliwia przetwarzanie dokumentacji w przedsiębiorstwie. Pozwala na:

• przetwarzanie dokumentów z formy papierowej na cyfrową;

• archiwizacją dokumentów;

• porządkowanie i klasyfikację dokumentów;

• wprowadzanie zmian w dokumentach cyfrowych;

• zarządzanie obiegiem dokumentów, szybkie wyszukiwanie plików.

W praktyce DMS umożliwia obsługę dokumentów w formie elektronicznych – zarówno tych, które funkcjonują w obiegu wewnętrznym, jak i napływających z zewnątrz (faktury, umowy z kontrahentami etc.).

Co to daje? Przede wszystkim usprawnia wiele procesów, zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo stale się rozrasta. Wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w jednym miejscu, łatwo jest je wyszukać, zarządzać nimi, oszczędzając czas. Dzięki temu łatwiej jest też księgować wystawione dokumenty oraz przygotowywać różne sprawozdania.

A jak wdrożyć takie oprogramowanie? System zarządzania dokumentami znajdziemy w usługach najlepszych firm informatycznych (np. ittouch.pl), przy czym możliwe jest zarówno zaprojektowanie dedykowanego narzędzia, jak i zakup gotowego. Jakie są tego plusy i minusy?

 

Gotowy czy dedykowany system zarządzania dokumentami?

Dedykowany system zarządzania dokumentami to rozwiązanie, na które decydują się rozbudowane firmy. Narzędzie projektowanie jest zgodnie z ich potrzebami, nierzadko wdraża się innowacyjne rozwiązania, które w innym przedsiębiorstwie byłyby zbędne.

Firma informatyczna, która oferuje dedykowane DMS-y, bardzo dużą uwagę skupia na komunikacji z klientem, rozpoznaniu jego potrzeb, mechanizmów funkcjonujących w firmie. Dzięki temu jest w stanie dobrać takie technologie, które usprawnią codzienną pracę i jednocześnie nie będą uciążliwe w obsłudze. Jaki jest tego minus? Wyższa cena systemu oraz dłuższy czas realizacji. Możesz za to liczyć na pomoc podczas wdrożenia, a także na szkolenia dla pracowników z obsługi. Dzięki przeprowadzanym wcześniej testom użyteczności masz też pewność, że nie pojawią się żadne błędy, mogące utrudniać zarządzanie obiegiem dokumentów.

Oprócz tego na rynku znajdziesz wiele gotowych systemów, skierowanych głównie do małych i średnich przedsiębiorstw. Jak się domyślasz, tutaj zaletą będzie niższy koszt, a także szybkie wdrożenie. Niektóre firmy, które oferuje kilka różnych narzędzi, najpierw przeprowadzają analizę potrzeb i na jej podstawie dobierają oprogramowanie. Minusem jest to, że system nie zawsze będzie umożliwiać realizację wszystkich zadań, ponadto wraz z rozwojem działalności, może stać się ograniczający. Tu już wszystko zależy od tego, jak rozbudowany program wybierzesz. I, co ciekawe, czasami jego indywidualna konfiguracja może okazać się zbyt kosztowna, bardziej opłacalne będzie zastanowienie się nad dedykowanym narzędziem.

 

Co jest ważne, gdy decydujesz się na system zarządzania dokumentami?

Na koniec mamy jeszcze kilka wskazówek dla tych, którzy stoją przed wyborem systemu zarządzania dokumentami. Niezależnie od tego, czy kupujesz gotowe, czy dedykowane oprogramowanie, musi być ono oparte na nowoczesnych technologiach, aktualnych rozwiązaniach w branży IT.

To, co jest najważniejsze, to bezpieczeństwo i funkcjonalność. Nawet zaawansowane narzędzie musi być proste i intuicyjne w obsłudze, a także pozwalać na kontrolę przepływu dokumentacji (dodawanie lub usuwanie dostępów etc.). Oprócz tego system powinien być elastyczny, tzn. umożliwiać wprowadzanie nowych modyfikacji, zgodnie ze zmieniającymi się standardami lub potrzebami w przedsiębiorstwie. Tutaj od razu podpowiadamy, że o większą elastyczność łatwiej jest w przypadku rozwiązań „szytych na miarę”.

To, co jeszcze jest ważne dla użytkownika, to łatwa integracja z innymi systemami do zarządzania firmą, a także funkcja rozpoznawania tekstu (OCR, czyli Optical Charakter Recognition), czy możliwość automatycznego zapisywania korespondencji elektronicznej.