Urząd, szkoła, bank, dowolna instytucja publiczna czy firma o dowolnej wielkości. Wszystkie te organizacje łączy z pewnością jedna rzecz. Wszystkie one po części wytwarzają to samo. Dokumenty, duże ilości dokumentów. Zwykły rachunek prawdopodobieństwa wskazuje, że w nawale dokumentów jakiś „papier” może trafić na niewłaściwe biurko, „skleić” się z innym dokumentem czy po prostu zaginąć.

Umowy, zestawienia, analizy, raporty, oświadczenia, faktury, rachunki, oferty, korespondencja służbowa. Nawet w mikrofirmie liczba wytwarzanych miesięcznie dokumentów to przynajmniej kilkanaście stron, nie licząc dokumentów otrzymywanych – z ZUS, Urzędu Skarbowego, od dostawców, klientów, banków. Czy lawinę dokumentów można uporządkować? Tak, oczywiście. Wymaga to jednak pewnych nakładów oraz wysiłku – głównie organizacyjnego.

Workflow czyli porządek

Porządkowanie i formalizacja obiegu dokumentów wiąże się z pojęciem „Workflow”, czyli w dosłownym tłumaczeniu przepływu pracy. Workflow to filozofia organizowania pracy, w tym pracy dokumentami. Wymusza ona porządek, poprzez ścisłe formalizowanie reguł obiegu informacji (nie tylko przepływu dokumentów, choć często jest z tym utożsamiana). Workflow to w istocie pomysł na uporządkowanie procesów obiegu dokumentów, informacji, często relizowany za pomocą narzedzi informatycznych – choć oczywiście nie zawsze.

Workflow czyli precyzja

Cechą szczególną filozofii workflow jest precyzyjny obieg dokumentów. Oznacza to, że każdy rodzaj dokumentów ma dokładnie i ściśle wyznaczoną ścieżkę obiegu, począwszy od wejścia do organizacji, poprzez elementy pośrednie, aż po archiwizowanie. Przeniesienie dokumentów na płaszczyznę elektroniczną pozwala dodatkowo na precyzyjne lokalizowanie dokumentów – ich śledzenie na bieżąco, czy ich sprawne wyszukiwanie np. w archiwach.

Workflow czyli podział kompetencji

Sformalizowany obieg dokumentów, czyli istota idei Workflow oznacza również ścisły podział kompetencji. W praktyce oznacza to, że pewne rodzaje dokumentów trafiają wyłącznie do właściwych osób. Ta cecha systemu Workflow  umożliwia z jednej strony jasne określenie kompetencji, z drugiej zaś – sprawną egzekwowanie zleconej pracy czy ocenę jakości pracy poszczególnych osób.

Workflow czyli sprawność

Jasno zdefiniowany obieg dokumentów i informacji ma jeszcze jedną bardzo ważną zaletę. Ściśle określona ścieżka obiegu dokumentów znacząco poprawia efektywność pracy, podnosząc sprawność funkcjonowania organizacji. Sprawność rozumianą nie tylko w sensie organizacyjnym, ale również finansowym.